Digitales Patientenmanagement in der HNO-Ambulanz: Erfolgreicher Start des „Cockpit Sprechstunde Ambulanz“

Mit dem Start des „Cockpit Sprechstunde Ambulanz“ hat die HNO-Ambulanz des CaritasKlinikums Saarbrücken seit Mitte 2024 einen wichtigen Meilenstein in der digitalen Weiterentwicklung erreicht. Das Projekt ist Teil der Krankenhauszukunftsgesetz-(KHZG)-Initiativen und befindet sich bereits im Echtbetrieb – mit durchweg positiven Rückmeldungen aus dem Klinikalltag. Entwickelt wurde das System angelehnt an das bereits seit Jahren erfolgreich eingesetzte ZNA-Cockpit, jedoch gezielt angepasst an die besonderen Anforderungen des Ambulanzbetriebs.

Das neue Cockpit bietet auf einen Blick eine umfassende Übersicht über alle Patientinnen und Patienten in der HNO-Ambulanz – unabhängig davon, ob sie mit oder ohne Termin kommen. Sichtbar sind unter anderem die aktuelle Aufenthaltsdauer, die Wartezeit sowie der jeweilige Aufenthaltsort, etwa im Wartezimmer, im Untersuchungsraum, in der Audiologie oder im Röntgen. Damit wird das Patientenmanagement deutlich transparenter und effizienter.

„Das Cockpit erleichtert den gesamten Ablauf in der Ambulanz erheblich“, erklärt IT-Projektleiter Ralf Müller. „Alle relevanten Informationen sind zentral gebündelt verfügbar. Das ist nicht nur eine große Unterstützung im Tagesgeschäft, sondern auch ein wichtiger Pilot für weitere Ambulanzen. Der Rollout in andere Bereiche ist für das kommende Jahr geplant.“ Voraussetzung dafür ist, dass To-Dos und Raumkonzepte individuell angepasst werden – eine Aufgabe, die bereits aktiv vorbereitet wird.

Ein zentrales Element des Systems ist die digitale ToDo-Verwaltung. Folgetermine, Rezepte, zusätzliche Untersuchungen oder Verbandswechsel werden elektronisch erfasst, klar zugeordnet und können Schritt für Schritt abgehakt werden. Auch Anamnesebögen und Rezepte sind ins System integriert. Damit gehört die Zettelwirtschaft der Vergangenheit an – ein großer Gewinn für alle Berufsgruppen.

Assistenzärztin Tabea Baur beschreibt den Unterschied sehr anschaulich: „Ich finde das System super-cool. Früher lief so vieles über Zettel, da ging auch mal etwas unter. Heute fallen viele Rückfragen und Unsicherheiten weg, weil alles transparent dokumentiert ist.“ Besonders für die Zusammenarbeit mit der Pflege bringt Cockpit spürbare Erleichterungen: „Früher wurden während der Patienten­vorstellung handschriftliche Notizen gemacht, die immer wieder Fragen offenließen – etwa zu Medikamenten oder Therapiedauern. Heute können alle pflegerischen To-Dos exakt und nachvollziehbar im System hinterlegt werden.“

Ergänzend wurde eine hausinterne Wissensdatenbank aufgebaut, unter anderem für Spät- und Nachtdienste. Sie dient als erste Anlaufstelle, wenn kurzfristig Informationen benötigt werden oder Unsicherheiten auftreten. Auch diese Inhalte sind in das bestehende Daedalus-System integriert und tragen zur zusätzlichen Absicherung der Abläufe bei.

Natürlich bedeutete die Einführung des Cockpits zunächst eine Umstellung für das gesamte Team der HNO-Ambulanz. Neue Prozesse, neue digitale Werkzeuge und zusätzliche Arbeitsschritte gehörten in der Startphase dazu. „Es war am Anfang schon etwas mehr Aufwand“, räumt Assistenzärztin Tabea Baur ein. „Aber es hat sich absolut gelohnt. Heute möchten wir das System nicht mehr missen.“ Schulungen begleiteten die Einführung und sorgten dafür, dass alle Mitarbeitenden sicher mit dem neuen Werkzeug umgehen konnten.

Besonders lobt sie die enge und konstruktive Zusammenarbeit mit der IT-Abteilung – die benötigten Kataloge und Inhalte wurden gemeinsam erarbeitet und ins System eingepflegt. „Das war wirklich Teamarbeit“, sagt Tabea Baur. „Die IT-Kollegen haben uns hervorragend unterstützt, waren immer ansprechbar und offen für unsere Rückmeldungen aus dem Alltag.“

Das Fazit fällt eindeutig aus: Die Abläufe in der HNO-Ambulanz haben sich durch das „Cockpit Sprechstunde Ambulanz“ deutlich verbessert und professionalisiert. Informationen gehen seltener verloren, Zuständigkeiten sind klarer geregelt und die interdisziplinäre Zusammenarbeit wird gestärkt. Gleichzeitig profitieren auch die Patientinnen und Patienten von kürzeren Wartezeiten, transparenteren Prozessen und einem insgesamt reibungsloseren Ablauf.

Mit dem erfolgreichen Echtbetrieb in der HNO-Ambulanz ist ein wichtiger Grundstein gelegt. Als Pilotprojekt zeigt das Cockpit eindrucksvoll, wie digitale Lösungen den klinischen Alltag nachhaltig verbessern können – und macht Lust auf den nächsten Schritt: den Rollout in weitere Ambulanzen.